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Die richtige Auswahl

11.02.2015

Eine ERP Einführung ist für jedes Unternehmen eine komplexe Aufgabe. Da vom Projektstart bis zum endgültigen Go-live mehrere Monate vergehen, ist eine sorgfältige Planung unumgänglich. Eigene Bedürfnisse müssen möglichst exakt definiert werden; und dann muß unter vielen Anbietern das passende ERP Programm gefunden werden - keine einfache Entscheidung.

ERP Programm

Der Weg zum passenden ERP Programm: Übersicht

Genauer Blick auf die Kosten

Der Markt für ERP-Software ist reichlich unübersichtlich. Da empfiehlt es sich, Rat von einem professionellen und unabhängigen ERP Berater zu holen. Das ist nicht nur sinnvoll, wenn es um die Auswahl des passenden Systems geht, sondern auch in rechtlichen Belangen. Denn viele Unternehmer schauen bei einem ERP Vergleich gern nur auf den Preis. Das ist insofern kritisch, wenn zwar ein attraktiver Gesamtbetrag im Raum steht, aus dem aber nicht hervorgeht, welche Leistungen im Detail was kosten. Was ist bei zusätzlichen Modifikationen? Rechnet sich das Lizenzmodell auch wirklich? Wie genau sehen die Testphasen aus? Was kosten zusätzliche Module, oder Mängelbeseitigung? Gibt es keine transparenten und detaillierten vertraglichen Regelungen, ist der Weg frei für verdeckte Kostentreiber.


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Die Suche nach der besten Lösung

Die Frage nach dem besten ERP Programm muß so individuell beantwortet werden wie jedes Geschäftsmodell einzigartig ist. Es geht darum, die Lösung zu finden, welche am besten zum eigenen Business passt.

Ratgeber ERP Einführung: Die Vorbereitung

Vorab stehen intern grundlegende Vorabüberlegungen an, wie etwa die nach Kosten- und Zeitrahmen. Gerade für Kleinunternehmen oder Mittelstand (KMU) ist es entscheidend, dass sich der Aufwand für die Einführung einer ERP Lösung im Rahmen hält. Auch ist zu klären, ob und inwieweit Outsourcing eine Alternative sein kann, und ob sich eher spezielle ERP-Branchenlösungen eignen oder einer der "universellen Anbieter".
Des weiteren ist die Unternehmensstruktur wichtig. Bei internationalen Unternehmen müssen ERP Anwendungen Sprachversionen, Währungsumrechnungen oder länderspezifische Rechtslagen berücksichtigen. Zudem erfordert ein internationales Projekt ein entsprechendes Management. Hier sind Projektsteuerung, Ressourcen und Kompetenzen zu definieren.
Der nächste Punkt betrifft das eigentliche Geschäftsfeld. Eine Prozessanalyse ermittelt, welche Funktionen überhaupt für welche Geschäftsbereiche (Z.B.: Produktion, Lagerhaltung, Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Personalwirtschaft, CRM etc.) benötigt werden. Daraus abgeleitet: Macht ein schlankes modulares (= skalierbares) Konzept Sinn oder eine umfassende Komplettlösung?
Weiter ist zu klären, welche Anforderungen sich aus der bestehenden eigenen IT Landschaft ergeben. Welche Datenbanken und Betriebssysteme sind im Einsatz, sollen Systeme wie Sharepoint oder Exchange integriert werden, wie sieht es aus mit Zugriff über mobile Devices wie Smartphone oder Tablet?
Nicht zu vergessen sind mögliche Lizenzmodelle (On-Premise, On-Demand, SaaS, Cloud) des gewünschten ERP-Programms, Wartungsmodalitäten, oder Schulungskosten.
Das Resultat dieser Evaluierungsphase ist ein Anforderungskatalog, das Lastenheft. Ein Lastenheft definiert die Zielvorgaben welche ein Auftraggeber (hier: das Unternehmen) an einen möglichen Auftragnehmer stellt (hier: der ERP Software Anbieter). Es ist die Basis für den nächsten Schritt - den passenden Anbieter zu finden.


Phase I: Auswahl treffen

Der Weg zum passenden ERP Programm ist unterschiedlich. Messen, Fachpublikationen, spezialisierte ERP Berater, persönliche Kontakte oder Empfehlungen - es gibt diverse Möglichkeiten, ERP Software Anbieter zu finden. Die in die engere Wahl gekommen Hersteller oder Dienstleister werden kontaktiert und halten Präsentationen und Workshops ab. Nun bietet sich die Möglichkeit zu einem detaillierteren Vergleich der ERP Software Systeme. Auch kann in dieser Phase das Lastenheft weiter konkretisiert werden. Steht das Lastenheft, können die Anbieter nun auf dieser ausgearbeiteten Grundlage konkrete Angebote abgeben. Bei einem Vergleich der Anbieter sollte aber nicht nur auf die ERP-Lösung als solche geschaut werden. Auch wichtig sind Referenzen, Kompetenzen und Zuverlässigkeit des Anbieters. Schließlich geht man hier eine jahrelange Verpflichtung ein. Hat sich das Unternehmen für einen bestimmten ERP Hersteller entschieden, wird ein Vorvertrag unterzeichnet.
Das Pflichtenheft (auch: Software Requirements Specification) ist die eigentliche Vertragsgrundlage. Hier definiert nun der ERP Anbieter seinerseits, wie die im Lastenheft definierten Vorgaben umgesetzt werden sollen. Genaue Leistungen, Projekt-Termine, Pflichten oder weitergehende Services werden festgeschrieben. Mögliche Gewährleistungsansprüche ergeben sich ebenfalls hieraus. Lastenheft wie Pflichtenheft sind im Idealfall das Resultat einer guten Kommunikation unter Geschäftspartnern.

Phase II: Die Einführung

Nach Installation und erfolgreichen Probeläufen einer Testversion wird schließlich das endgültige ERP Programm implementiert. Bestehende Daten werden übernommen. An dieser Stelle bietet sich die Gelegenheit, die bisherigen Daten zu pflegen oder upzudaten. Wo nötig, werden noch Modifikationen getätigt, bis die finale Version dann fertig ist für den endgültigen Betrieb. Falls die neue ERP Anwendung ein altes System ablöst, dann sollte darauf geachtet werden, dass das Vorgängersystem auch komplett abgestellt wird. Schulung und Dokumentation sind begleitende, gleichwohl ebenfalls wichtige Schritte bei der Einführung eines Enterprise-Resource-Planning Systems.

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